Implantação de um Sistema de Indicadores de Desempenho

O QUE NÃO É MEDIDO NÃO É GERENCIADO

Este importante conceito do estatístico William Deming revela a necessidade de medir processos ou atividades em uma empresa ou em nossa vida pessoal.

Sem indicadores uma organização não consegue alcançar seus objetivos, muito menos melhorar seus processos – resultando em um ambiente de desencontros e desordem.

Ainda nos dias de hoje, apesar da incrível evolução da tecnologia da informação, existem empresas que não usam mensurações em seu sistema de gestão – seja por receio de se exporem, por falta de entendimento do tema ou até por se acharem os melhores no que fazem.

Porque implementar um sistema de Indicadores de Desempenho

Um sistema de indicadores de desempenho colabora definitivamente para mensurar os resultados, para análises comparativas, para controlar e melhorar os processos – sendo utilizado nas tomadas de decisões conscientes.

Assim como acontece com a pessoa física, a pessoa jurídica precisa medir sua “pressão sanguínea” e a temperatura corporal frequentemente. As organizações precisam de algum mecanismo que as façam “sentir dor” – precisam de “Indica-DORES” e não “indica-SAÚDE”.

A implantação de um sistema de medições também desenvolve o capital intelectual da instituição, pois com base em dados a empresa alcança o conhecimento através da transformação em informações e indicadores, gerando consequentemente inteligência no ambiente organizacional.

Meta SMARTT

Todo indicador deve ser acompanhado de sua Meta, assim como toda goiabada cascão deveria ser acompanhada de queijo mineiro.

Utilizando o acrônimo universal, toda meta tem que ser SMARTT, ou seja, Specífica, Mensurável, Atingível, Realista e com Tempo ou prazo de validade. Por minha conta adicionei um segundo T – com objetivo de analisar previamente uma possível tolerância da meta definida.

As metas devem ser suficientemente desafiantes, porém, não podem ser estabelecidas para desanimar a todos antes do trabalho começar. São definidas para serem atingidas e devem ser consideradas no Sistema de Avaliação de Desempenho das áreas ou departamentos e das pessoas de uma corporação.

KPI – Indicadores chave de desempenho ou performance

É um mito considerar que todas as mensurações de performance sejam KPIs. Existem dois grandes grupos de medições nas organizações:

• Indicadores de resultado: medem combinação de atividades e não colaboram no gerenciamento de problemas específicos;
• Indicadores de desempenho: medem atividade específica e revelam clareza sobre a responsabilidade de uma pessoa ou de uma equipe em alguma atividade.

O consultor inglês David Parmenter, que se auto proclama “The King of KPIs”, indica, com muita experiência e propriedade, existirem quatro tipos de indicadores e que deveriam seguir a regra “10 – 80 – 10”, ou seja, toda organização deveria possuir cerca de 10 Indicadores Chave de Resultado, 80 Indicadores de Desempenho e de Resultado e outros 10 Indicadores Chave de Desempenho.

Embora seja relativamente fácil produzir uma lista de indicadores de desempenho, é difícil identificar os KPIs, particularmente quando se deve escolher menos de 10 indicadores de uma organização inteira. Encontrar KPIs apropriados é como descascar as camadas de uma cebola para chegar ao seu núcleo.

Monitoramento através de um painel de bordo ou Dashboard

Reproduzindo a excelente imagem do nosso principal guru da gestão, Professor Vicente Falconi: “Você já imaginou um jogo de futebol sem placar? Você vai ao jogo, vê um monte de gente correr para lá e para cá. Algumas vezes a bola entra na rede, as pessoas pulam para comemorar, mas não existe um registro do que aconteceu ali. Depois todo mundo volta para casa. Nada é medido. Você acha que haveria paixão pelo futebol? O placar de uma partida funciona com o mesmo princípio da gestão à vista, algo que defendo como o ideal para todas as empresas.”

Somente reiterando o conceito do Prof. Falconi – “só ganha o jogo quem acompanha o placar”, ou seja, quanto mais visível, transparente e preciso for o painel de bordo, mais facilmente a instituição alcançará seus objetivos.

Visão de futuro e indicadores estratégicos

A visão de futuro de uma organização, normalmente um sonho filosófico e que só é usada para enfeitar as paredes dos escritórios, deveria ser definida exatamente como um Indicador acompanhado de sua Meta.

Esta Visão de Futuro ou “Macro Meta”, deve ser estabelecida de maneira precisa e sempre como uma Meta SMART – ou seja, depois de vencida deveria ser alterada para busca de novos desafios.

Deixo aqui registrado o exemplo de uma Visão de Futuro exemplar, definida em 2011: Sabesp 300% – 100% de água tratada, 100% de esgoto coletado e 100% de esgoto tratado até final de 2018 – em todas as cidades do Estado de São Paulo onde a Sabesp possui convênio.

Finalizo este post com o preciso conceito do Papa Michael Porter, sobre a diferença entre uma empresa operacional e outra estratégica: “Eficácia operacional significa desempenhar atividades semelhantes melhor que concorrentes. Refere-se a práticas que permitem que uma empresa utilize melhor seus processos. Em contraste, o posicionamento estratégico significa realizar diferentes atividades que os concorrentes ou realizar atividades semelhantes, porém, de maneiras diferentes.”

Portanto a implantação de um Sistema de Indicadores de Desempenho em uma instituição poderá levá-la tanto para a eficácia operacional quanto para um posicionamento estratégico diferenciado.

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Acompanhe a série de vídeos sobre Indicadores de Desempenho

O que não é medido não pode ser gerenciado – Indicadores de Desempenho

Como Criar uma Meta Smartt – Indicadores de Desempenho

Visão de Futuro – Indicadores de Desempenho

KPIs – Indicadores de Desempenho

A Importância do Dashboard

 

Autor – João Orlando Vian
Especializado em estratégia e planejamento, com experiência na implantação de sistemas de indicadores de desempenho, no desenvolvimento e execução de planos estratégicos e na melhoria dos processos do negócio – sempre na busca da geração de valor para a organização e para a sociedade.