A Gestão de Processos facilita e estimula a maturidade organizacional e tem por finalidade garantir a melhoria contínua da empresa, tendo como base o alinhamento dos processos com a estratégia e visão de futuro e implementados num sistema de informação apropriado. Esta conjugação sistêmica proporciona os resultados desejados, ou seja, a criação de valor para todas as partes interessadas.

A resultado obtido é um significativo aumento da eficiência operacional da organização, devido às oportunidade de melhoria dos processos e revisão de práticas na busca da eficiência máxima. A Gestão de Processos deve, portanto, ser encarada como um modelo de administração que busca facilitar e estimular, de forma continuada, a excelência de um negócio.

A Strategia oferece um consolidado trabalho de consultoria na Gestão de Processos, com larga experiência em diversas empresas e que efetivamente colabora para quebrar as resistências às mudanças no aperfeiçoamento, simplificação e racionalização dos processos. A equipe de consultores da Strategia executa o trabalho de melhoria de processos e acompanha a implantação em conjunto com a equipe da organização. Dessa maneira, além dos ganhos reais de qualidade, custo e produtividade, a empresa passa a contar também com uma equipe capacitada para responder aos desafios por novos resultados.

A maneira de elaborar as entrevistas, a pesquisa dos documentos e observação são detalhadas. Dessa forma, os conceitos, a geração de indicadores, os modelos do mapeamento por meio do fluxograma, a eliminação de atividades que não agregam valor e o uso mais adequado da TI como instrumento para a racionalização, têm maior destaque.

As etapas do trabalho da Strategia para aperfeiçoamento, simplificação ou racionalização dos processos são os seguintes:

1- Visão geral da organização e suas redes de geração de valor, com identificação dos processos principais e de apoio e seus alinhamento à estratégia;
2 – Levantamento e mapeamento de processos (modelo “As Is”);
3 – Análise qualitativa de processos do negócio usando as ferramentas da qualidade: Diagrama de Ishikawa, Gráficos de Controle, Gráficos de Dispersão, Histogramas, Pareto, etc;
4 – Análise quantitativa de processos de negócio usando Seis Sigma, ou dados e estatísticas para identificar e avaliar os gaps;
5 – Especificação de processos representando-os de maneira visual (através de fluxogramas);
6 – Modelagem de melhorias de processos (modelo “Should Be”);
7 – Automação e integração de processos através de Sistema de Informação;
8 – Definição e estabelecimento de indicadores de desempenho e de eficácia do processo;
9 – Melhoria de processos tratada pelo “Ciclo PDCA”;
10 – Busca de Benchmarking, Pontos de Referência e as Melhores Práticas de empresas do setor;
11 – Indicação na escolha do pessoal mais qualificado para cada posto de trabalho;
12 – Implantação da gestão de processos na organização e seus fatores críticos de sucesso.

A atividade da Strategia pode ser empregada em todas as áreas da empresa, quando se deseja uma melhoria completa, no entanto, também é possível focalizar uma área ou processo específico. O tempo de trabalho da consultoria dependerá destas escolhas, das necessidades desejadas e da dimensão dos processos da organização, porém, pode-se prever uma média de três meses de esforços intensos para um mapeamento dos principais processos do negócio.

 Eis os resultados esperados:

• Aumento da confiabilidade e produtividade dos processos;
• Melhoria significativa dos indicadores de qualidade e relacionamento com clientes;
• Redução do uso dos recursos empregados;
• Redução de redundâncias, esperas e retrabalhos dos processos reestruturados;
• Melhoria da previsibilidade através da padronização.

Nos trabalhos de aperfeiçoamento, simplificação ou racionalização é fundamental o monitoramento do desempenho dos processos, através dos seus indicadores e de suas metas, os quais devem estar plenamente alinhados com os objetivos definidos e periodicamente fornecidos os alertas de divergências em relação ao planeado, para que sejam tomadas as adequadas medidas de melhoria.

Estas medidas passam, às vezes, pela reformulação da própria estratégia ou pela revisão da Visão de Futuro implicando na mudança das práticas de trabalho, ou seja, no aperfeiçoamento, simplificação ou racionalização dos processos. Tudo isto em ciclos contínuos até se atingir a excelência, ou seja, em níveis elevados de desempenho e de valorização do negócio.

Consultor – Jaime Valebona

Experiência em consultoria empresarial nas áreas de estratégia e planejamento em organizações de diversos setores da economia. Executivo industrial das áreas operacionais e estratégicas, de produção, marketing e inovação dos setores químico, petroquímico e farmacêutico.

Formação em Engenharia Química pela Escola de Engenharia Mauá, MBAs na Fundação Getúlio Vargas e no IBMEC, além de cursos de aperfeiçoamento profissional realizados no Brasil e no Exterior.